Цифровизация управления автопарком в фармацевтических компаниях
Автопарки многих фармацевтических компаний насчитывают сотни машин, эксплуатируемых ежедневно и по всей стране. Управление столь разветвленной сетью в ручном режиме требует существенного штата менеджеров, но уследить за всеми деталями они вряд ли способны. Куда лучшим решением здесь могут стать цифровые решения по управлению автопарком.
Точно по графику
Интенсивная эксплуатация и широкая география — не просто слова. Медицинские представители объезжают в день порядка десяти точек, а компания часто присутствует в 100–150 городах страны. К автомобилям медицинских представителей следует добавить служебный транспорт офисных сотрудников и собственный грузовой транспорт компании. Все вместе они образуют разнородную и распределенную систему в виде автопарка, в которой ввиду масштабности наряду с техническими закономерностями начинают действовать и статистические. Поэтому пренебрегать научным подходом к управлению такой системой явно непростительно.
Самая первая задача — обновление автопарка. Когда у фармацевтической компании пятьсот медицинских представителей, то спланировать покупку новых автомобилей на следующий год — задача нетривиальная. Решается она исходя не только из технического состояния машин и интенсивности эксплуатации, но и целей компании. Если планируется начать работу еще в трех регионах и нарастить объем продаж на 8,4%, то сколько дополнительных авто потребуется? К тому же следует учесть риски — поломки и ДТП.
Точный расчет всегда следует сделать заблаговременно. Купить машину — не сходить за продуктами, особенно когда автомобили приобретает организация. Сначала закупку необходимо спланировать и согласовать, потом оформить договор и провести первичное обслуживание, а затем отправить машину в регион и оформить акт приемки при передаче сотруднику, зафиксировав документ в системе. К тому же планировать бюджет надо с учетом графика расширения. В одном регионе машина потребуется уже в январе, а другом — в августе. Если авто придет на месяц позже, компания недополучит то, что могла бы получить за месяц. А если на месяц раньше, то простой без дела тоже стоит денег. То есть грамотное планирование напрямую влияет на эффективность операционной деятельности. Поэтому доверить его лучше цифровым платформам: в отличие от человека они никогда не ошибаются.
Интеграция на вход и выход
Сегодня CRM-системы стали неотъемлемой частью продаж в фармацевтических компаниях. Учет визитов в аптеки и поликлиники ведется именно в CRM. Она и является первым претендентом на интеграцию с платформой по управлению автопарком. Такое решение разом снимает несколько задач. Во-первых, отчет о визитах автоматически передается в путевые листы. Во-вторых, согласовать и подписать его можно в электронном виде. И в-третьих, нет больше нужды отправлять документы почтой.
Такой же подход используется при интеграции с другими системами компании. Причем теми, которые дают информацию не только на вход, но и на выход. Так, для топ-менеджмента платформа может готовить аналитические отчеты об использовании автопарка, а для бухгалтерии — отчеты финансовые. В результате как положение дел, так и управление организацией становится прозрачным для всех участников процесса. Такие платформы — живые системы, получающие и отдающие множество данных.
Не изолированная, а встроенная в бизнес-процессы платформа — вопрос принципиальный. Управление автопарком для большинства компаний не самоцель, а лишь одно из звеньев в работе бизнеса. Однако от того, насколько органично оно будет встроено в жизнь и структуру корпорации, зависит успешность фирмы в целом. Отлаженный бизнес напоминает фабрику — промедление в работе одного конвейера или нестыковки в одном месте неизбежно тормозят работу всего предприятия.
Когда все под контролем
Какие бы возможности ни давала платформа, мы всегда рекомендуем исходить из потребности бизнеса. В работе фармацевтической компании не обойтись без интеграции с CRM-системой, а в такси обязательной станет интеграция с диспетчерской службой. Поэтому разработчик должен не просто внедрить платформу, но и обеспечить грамотный консалтинг, основанный на лучших практиках. Всегда следует знать, какой продукт покупаешь, как его нужно использовать и что именно он принесет. Ведь цифровизация не дань моде, а средство повысить рентабельность.
Однако в какой бы отрасли ни специализировалось предприятие, будь то фармацевтические компании или курьерская служба, ряд базовых процессов присущ любому автопарку. Амортизация машин и расход топлива есть везде, и оба процесса платформа протоколирует от и до. Так, нормы технического обслуживания в зависимости от модели авто закладываются в систему, а затем назначается график обслуживания. Соблюдается он или нет, в какой зоне находится та или иная машина — в зеленой, желтой или красной — собственник бизнеса или менеджер всегда может видеть. Тем самым он получает в руки монитор здоровья автопарка. Прозрачнее становятся и расходы на топливо. Исходные данные — показания одометра, остаток бензина в баке и нормы расхода по паспорту автомобиля. Сведения о поездках медицинский представитель фиксирует в путевом листе, а сведения о заправках поступают автоматически из топливной компании — благодаря интеграции с топливными картами. Повышенный расход, когда приходилось стоять в пробках или ездить по скоростной магистрали, тоже учитывается. Фактические показания сравниваются с расчетными, и если отклонения превышают допустимый зазор, то возникает вопрос почему. Таких вопросов никто не любит, поэтому они и снимаются сами собой благодаря цифровой платформе.
Автоматизация значит комфорт
Бизнес живет не одним контролем, и крайне важно, чтобы сотруднику было комфортно. Если в одной компании цифровая платформа освобождает его от рутины, а в другой работают по старинке, то он предпочтет первую. И речь идет не только о медицинских представителях или других специалистах. Так, благодаря интеграции платформы с 1С или SAP исчерпывающие данные по автопарку автоматически получают бухгалтеры, а благодаря интеграции с системами BI-аналитики владелец бизнеса или топ-менеджмент получает возможность принимать и корректировать решения.
Дополнительное удобство в работе медицинским представителям обеспечат заполнение с планшета и интеграция с сервисами геолокации. Первое делает сотрудника мобильным, а второе помогает подобрать оптимальный маршрут. Освободившись от рутины, тот же медицинский представитель может совершить на один-два визита больше. То есть не только заработать больше, но и принести больше прибыли. Впрочем, удивительного мало. Именно так работает автоматизация — о какой бы сфере ни шла речь.
